Gestione delle segnalazioni al Comitato Etico

(Non utilizzare questa pagina per suggerimenti o reclami relativi ad anomalie o carenze, generiche comunicazioni)

Anas, al fine di garantire il costante presidio dei processi di governo dell’Azienda, vigilando sull’applicazione del Codice Etico del Gruppo Ferrovie dello Stato Italiane ed esaminando le segnalazioni ricevute, in coerenza con gli indirizzi della Holding FS Italiane S.p.A., ha istituito il Comitato Etico di Anas S.p.A.

Il Comitato Etico è un organismo collegiale, al quale è affidata, tra le altre, la funzione di chiarire, mediante pareri consultivi, il significato e l’applicazione del Codice Etico, nonché di esaminare le segnalazioni e le notizie ricevute, attraverso i canali di comunicazione definiti, promuovendo le verifiche più opportune.

Le segnalazioni gestite dal Comitato Etico

Le segnalazioni gestite dal Comitato Etico sono quelle che non ricadono nell’ambito di competenza delle Segnalazioni Whistleblowing 190 e Segnalazioni Whistleblowing 231; possono essere firmate da chiunque o anonime ed avere ad oggetto fatti e/o comportamenti (di qualsivoglia natura, anche meramente omissivi) riferibili al personale Anas o delle Società da questa controllate o a terzi rispetto ai quali vi è il ragionevole sospetto o la consapevolezza che siano illeciti ovvero posti in essere in violazione di leggi, regolamenti, provvedimenti delle Autorità, del Framework Unico Anticorruzione, del Codice Etico, e comunque idonei ad arrecare danno o pregiudizio, anche solo d’immagine o reputazionale, ad Anas, alle Società da questa controllate o al Gruppo FS.

Canali di gestione delle segnalazioni da parte del Comitato Etico

La gestione delle segnalazioni da parte del Comitato Etico è strutturata in modo da garantire l’assoluta riservatezza circa l’identità del Segnalante, della persona coinvolta, della persona menzionata nella segnalazione, nonché del suo contenuto e della relativa documentazione. L’unico soggetto abilitato a gestire la segnalazione è il Comitato Etico di Anas, il quale può avvalersi del supporto delle Strutture Organizzative preposte.

La trasmissione della segnalazione è possibile attraverso diverse modalità:

• e-mail, alla casella di posta elettronica dedicata comitatoetico@stradeanas.it;
• posta ordinaria indirizzata a “Anas S.p.A., Comitato Etico, Via Monzambano, 10 – 00185 Roma, c.a. CE;
• dichiarazione orale, verbalizzata e sottoscritta dal segnalante, rilasciata direttamente al Comitato Etico nel corso di apposita audizione fissata entro un termine ragionevole rispetto al momento della richiesta (segnalazione in forma orale);
• dichiarazione orale resa, attraverso il sistema di messagistica vocale, digitando il numero telefonico unico +39.02.814.800.81 e seguendo le istruzioni della voce registrata. Per effettuare la segnalazione sarà necessario inserire il seguente codice: 9162 (segnalazione in forma orale).

Successivamente all’inoltro della segnalazione, ed in particolare, entro sette giorni dalla ricezione della stessa, il Comitato Etico rilascerà all’interessato avviso di ricevimento, provvedendo a dare corretto seguito alla segnalazione ricevuta.  Entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento e comunque, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione, la persona Segnalante riceverà adeguato riscontro.

Ove la segnalazione gestita dal Comitato Etico pervenga erroneamente ad altra Struttura Organizzativa, quest’ultima provvederà alla trasmissione tempestiva della stessa al Comitato Etico, assicurando il rispetto dei criteri di massima riservatezza e le modalità idonee a tutelare il Segnalante, nonché l’identità e l’onorabilità dei soggetti segnalati, senza pregiudizio per l’efficacia delle successive attività di accertamento.

La tutela della riservatezza

Nel rispetto delle previsioni di legge, Anas garantisce la riservatezza dell’identità del Segnalante e vieta ogni forma diretta o indiretta di provvedimenti e comportamenti ritorsivi o discriminatori adottati nei confronti dello stesso in conseguenza della segnalazione, ivi inclusi quelli omissivi, anche tentati o minacciati, nonché quelli rivolti a soggetti terzi, quali parenti e colleghi del Segnalante o soggetti giuridici di cui lo stesso sia proprietario.

I soggetti a qualsiasi titolo coinvolti nella gestione delle segnalazioni sono tenuti, nei limiti previsti dalla legge, alla riservatezza in merito all’esistenza e al contenuto della segnalazione ricevuta e all’attività compiuta al riguardo e garantiscono la riservatezza dell’identità del Segnalante secondo quanto previsto dalla normativa vigente.

Oltre all’identità del Segnalante, Anas tutela la riservatezza della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, assicurando che ogni comunicazione relativa alla loro identità sia rispettosa del criterio “need to know” (principio in forza del quale l’accesso a determinate informazioni è consentito solo se necessario - e nei limiti di quanto necessario - per l’esecuzione delle attività di propria competenza secondo le mansioni assegnate aziendalmente).

Trattamento dei dati personali

Nell’ambito del processo di gestione delle segnalazioni, i dati personali sono trattati nel rispetto della normativa vigente in materia (Regolamento (UE) 2016/679 e D.Lgs. 196/2003, così come modificato dal D.Lgs. 101/2018). Di seguito, l’informativa sul trattamento dei dati personali.

PRIVACY | Anas S.p.A. (stradeanas.it)

Segnalazioni non gestite dal Comito Etico

Oltre al canale segnalazioni gestite dal Comitato Etico, Anas dispone di altri due canali interni di segnalazione:

• il canale “Whistleblowing 231”, che riguarda le segnalazioni di competenza dell’Organismo di Vigilanza (OdV) aventi ad oggetto condotte illecite, rilevanti ai sensi del d.lgs. n. 231 del 2001, fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, o di violazioni del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo dell'ente, conosciute in ragione delle funzioni svolte;
• il canale “Whistleblowing 190”, che consente di segnalare al RPCT irregolarità e illeciti, rilevanti ai sensi del d.lgs. n. 24 del 2023, potenzialmente idonei a ledere l’interesse o integrità della società, il tutto con ogni garanzia di riservatezza.

FAQ: Gestione delle segnalazioni