Anas si è dotata di un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del D. Lgs. n. 231/2001, nell’ambito del quale è previsto l’istituto del “Whistleblowing 231”, che consente di inviare segnalazioni direttamente all’Organismo di Vigilanza in merito a condotte illecite rilevanti ai sensi del Decreto 231 o a violazioni del Modello 231, garantendo la riservatezza del segnalante, del segnalato, nonché del contenuto della segnalazione, anche al fine di evitare qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione.
(Non sono oggetto di segnalazione anomalie, carenze o irregolarità rilevate nell’ambito dei controlli interni effettuati in applicazione della normativa aziendale.)
Chi può segnalare
In considerazione di quanto previsto dall’art. 3, D. Lgs. n. 24 del 2023, le segnalazioni possono essere effettuate da:
- dipendenti, lavoratori autonomi, titolari di un rapporto di collaborazione e tirocinanti che, a diverso titolo, svolgono la propria attività lavorativa presso Anas;
- lavoratori o collaboratori, che svolgono la propria attività lavorativa presso enti che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi;
- liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso Anas;
- azionisti e soggetti con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.
Le segnalazioni, conosciute nell’ambito del contesto lavorativo, possono essere inviate:
- quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
- durante il periodo di prova;
- in costanza di rapporto di lavoro;
- successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.
Sono ammesse anche segnalazioni in forma anonima, ma si incoraggia l’invio di segnalazioni in cui è individuata l’identità del segnalante, poiché consentono una più efficace gestione dei flussi informativi, permettendo altresì al segnalante di ricevere riscontro in ordine allo stato delle attività istruttorie svolte.
Cosa può essere oggetto di segnalazione
Le segnalazioni all’OdV possono riguardare atti e/o condotte, anche di natura omissiva, o illeciti rilevanti ai sensi del Decreto 231 o violazioni del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. n. 231/2001 di Anas, adottato da Anas. Trattasi, in particolare, di fatti e/o di comportamenti (di qualsivoglia natura, anche meramente omissivi) già accaduti o che molto verosimilmente potrebbero accadere, riferibili al personale Anas o alle Società da questa controllate e idonei ad arrecare danno o pregiudizio, anche solo d’immagine o reputazionale, ad Anas, alle Società da questa controllate o al Gruppo FS.
Le segnalazioni devono riguardare fatti di cui il Segnalante abbia conoscenza e rispetto ai quali lo stesso abbia fondati motivi per ritenere che siano veri al momento della comunicazione; esse devono essere effettuate tempestivamente rispetto alla conoscenza dei fatti, in modo da renderne concretamente possibile la verifica.
Non costituiscono segnalazioni c.d. Whistleblowing 231: le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante che attengono esclusivamente al proprio rapporto individuale di lavoro, ovvero inerenti al proprio rapporto con le figure gerarchicamente sovraordinate; le comunicazioni o i reclami relativi ad attività di natura commerciale o di servizi al pubblico ed in ogni caso, tutte le comunicazioni che non riguardano comportamenti e circostanze che espongano la Società al rischio di commissione di uno o più reati previsti dal Decreto 231.
Canale interno di gestione segnalazioni “Whistleblowing 231”
Il canale “Whistleblowing 231” è strutturato in modo da garantire l’assoluta riservatezza circa l’identità del segnalante, della persona coinvolta, della persona menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. Gli unici soggetti abilitati a gestire la segnalazione sono l’Organismo di Vigilanza e il Segretario Tecnico dell’OdV.
La trasmissione della segnalazione è possibile attraverso diverse modalità:
- invio della segnalazione per posta ordinaria al seguente indirizzo: “ANAS S.P.A., ORGANISMO DI VIGILANZA, VIA MONZAMBANO 10 – 00185 ROMA”, specificando sulla busta “RISERVATA PERSONALE” (segnalazione in forma scritta);
- invio della segnalazione per posta elettronica, con e-mail indirizzata a whistleblower231@stradeanas.it (segnalazione in forma scritta);
- dichiarazione orale, verbalizzata e sottoscritta dal segnalante, rilasciata direttamente all’OdV nel corso di apposita audizione fissata entro un termine ragionevole rispetto al momento della richiesta (segnalazione in forma orale);
- dichiarazione orale resa, attraverso il sistema di messagistica vocale, digitando il numero telefonico unico +39.02.814.800.81 e seguendo le istruzioni della voce registrata. Per effettuare la segnalazione sarà necessario inserire il seguente codice: 9735 (segnalazione in forma orale).
Successivamente all’inoltro della segnalazione, ed in particolare, entro sette giorni dalla ricezione della stessa, la Struttura competente rilascerà all’interessato avviso di ricevimento, provvedendo a dare corretto seguito alla segnalazione ricevuta. Conformemente a quanto previsto dall’art. 5 D. Lgs. 24 del 2023, entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento e comunque, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione, la persona segnalante riceverà adeguato riscontro.
Ove la segnalazione “Whistleblowing 231” pervenga erroneamente ad altra Struttura Organizzativa, la stessa provvederà al tempestivo inoltro all’OdV, assicurando il rispetto dei criteri di massima riservatezza e le modalità idonee a tutelare il segnalante, nonché l’identità e l’onorabilità dei soggetti segnalati, senza pregiudizio per l’efficacia delle successive attività di accertamento.
La tutela della riservatezza
Nel rispetto delle previsioni di legge, l’ODV garantisce la riservatezza dell’identità del Segnalante e vieta ogni forma diretta o indiretta di provvedimenti e comportamenti ritorsivi o discriminatori adottati nei confronti dello stesso in conseguenza della segnalazione, ivi inclusi quelli omissivi, anche tentati o minacciati, nonché quelli rivolti a terzi soggetti, quali parenti e colleghi del segnalante o soggetti giuridici di cui lo stesso sia proprietario.
I soggetti a qualsiasi titolo coinvolti nella gestione delle segnalazioni sono tenuti, nei limiti previsti dalla legge, alla riservatezza in merito all’esistenza e al contenuto della segnalazione ricevuta e all’attività compiuta al riguardo e garantiscono la riservatezza dell’identità del Segnalante secondo quanto previsto dalla normativa vigente.
Oltre all’identità del Segnalante, l’OdV tutela la riservatezza della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, assicurando che ogni comunicazione relativa alla loro identità sia rispettosa del criterio “need to know” (principio in forza del quale l’accesso a determinate informazioni è consentito solo se necessario - e nei limiti di quanto necessario - per l’esecuzione delle attività di propria competenza secondo le mansioni assegnate aziendalmente).
Trattamento dei dati personali
Nell’ambito del processo di gestione delle segnalazioni, i dati personali sono trattati nel rispetto della normativa vigente in materia (Regolamento (UE) 2016/679 e D.Lgs. 196/2003, così come modificato dal D.Lgs. 101/2018). Di seguito, l’informativa sul trattamento dei dati personali.
Informativa Whistleblower
Altre segnalazioni
Oltre al canale “Whistleblowing 231”, Anas dispone di altri due canali interni di segnalazione:
- il canale “Whistleblowing 190”, che ai sensi della Legge n. 190/2012 consente di segnalare direttamente al RPCT irregolarità e illeciti potenzialmente idonei a ledere l’interesse o l’integrità della Società, il tutto con ogni garanzia di riservatezza;
- il canale “Segnalazioni al Comitato Etico”, che è utilizzabile per le segnalazioni non “Whistleblowing 190” (anonime o firmate) e non “Whistleblowing 231” (anonime o firmate), relative a fatti e/o comportamenti riferibili al personale ANAS o alle Società da questa controllate o a terzi, idonei ad arrecare danno o pregiudizio, anche solo d’immagine o reputazionale alla ANAS, alle sue controllate o al Gruppo FS.
